Как правильно заверять копии документов

Юристы, главбухи и руководители компаний часто сталкиваются с необходимостью предоставить документацию в профильные инстанции. Когда оригинал отдать нельзя, он копируется. Но перед тем как заверить копию документа, предстоит разобраться, каким образом должна проводиться подобная процедура. Любая официальная бумага может быть отксерокопирована, но она должна быть подтверждена подписью директора организации либо нотариуса. От этого зависит, примут ли документ по месту требования.

Действительны ли копии документов

Если нужная выписка пропускается через ксерокс, а потом отправляется по назначению, то она считается недействительной. Чтобы придать ей юридический статус, понадобится усилить ее реквизитами заверяющего. Выделяется несколько способов придать скопированному оригиналу законную силу. Стандартно на такой версии документа ставятся специальные отметки уполномоченного лица, подтверждающие ее подлинность. Эти пункты делают отксерокопированный вариант действительным. При их наличии не возникнет вопроса: является ли копия документа официальным документом. Такая справка не только полностью повторяет оригинал, но и прошла легальную проверку представителя нотариальной конторы либо руководства фирмы. Когда на ней содержатся штампы и визы, она может использоваться наряду с подлинниками для заключения сделок и предоставления в госструктуры.

Для чего необходимо заверение

Оно может понадобиться как юридическим, так и физическим лицам. Юрлица заверяют бухгалтерские, кадровые, учредительные, локально-нормативные бумаги. Согласно Федеральным законам номер 223 и 44, прибегнуть к такой процедуре потребуется при участии в тендерах и предоставлении документации в профильные госструктуры. Засвидетельствовать верность корреспонденции уполномоченному представителю ООО нужно при отправке скопированных листов в:

• Гостехнадзор;
• ФСС;
• Трудовую инспекцию;
• ИФНС;
• Ростехнадзор;
• кредитные заведения;
• ПФР.

Физлица копируют трудовые книжки, паспорта, медсправки, приказы о приеме на работу. Частным гражданам заверение копии документа потребуется при подаче бумаг на новое место работы, в банк, ЖКХ, органы попечительства, налоговую и военкоматы. Листы, усиленные специальными отметками, указывают на их юридическую силу. Их можно использовать как равноправную замену оригиналов. Но допустимо это только при подтверждении подлинности скопированной документации по установленным государством нормативам.

Правила заверения документов

Они прописаны в ГОСТе Р 7.0.97-2016. Если подтвердительную процедуру проводит представитель организации, то по обновленному стандарту на таких листах может отсутствовать штамп компании, поскольку ряд фирм его не имеет. Достаточно только поставить визу уполномоченного лица. Чтобы придать отксерокопированному варианту достоверность, на него наносят утвержденные законодательством знаки. Они ставятся внизу страницы, о чем гласят правила заверения копий документов. К типовым символам относятся:

• Ф. И. О. и должность заверителя;
• дата;
• фраза «Копия верна»;
• печать.

Если перекопированные сведения содержатся на нескольких листах, то заверять нужно каждый. Все они скрепляются между собой нитью либо скрепкой. Затем склеиваются бумагой. На месте сцепления также должна быть подпись заверителя. На последнем листе пишется фраза о местонахождении подлинника, подтверждается действительность его копии, указывается количество входящих в нее страниц. Подобный регламент относится к тому, как правильно заверять копию трудовой книжки. Делает это начальник отдела кадров, работодатель либо нотариус. В зависимости от цели заявителя может копироваться вся книжка либо только первая страница. Но при любом варианте масштаб не увеличивается, а последняя страница будет содержать дополнительные сведения. На ней прописывается, какую должность занимает человек в данный момент. Затем указываются реквизиты работы, ставится печать фирмы. В конце листа тот, кто копировал документ, пишет свою фамилию и занимаемую должность, а потом расписывается. В копии фиксируется дата, поскольку действует она только один месяц. Дополнительно подготавливать сам оригинал не нужно, в отличие от другой документации.

Подготовка документов

По нормативам делопроизводства подготавливать их следует по определенному образцу. Перед тем как правильно заверить документы, их следует ровно скопировать. Желательно заранее заменить в копировальном устройстве картридж, чтобы листы были не черные. Каждый экземпляр копируется только с одной стороны. После этого на всех листах пишется слово «Верно», ставится печать, указываются инициалы и должность заверителя.

Человек, подтверждающий документы своей визой, должен использовать пасту синего цвета. При этом прибегать к факсимиле недопустимо.

Заверять бумаги вправе не любой представитель компании.

Кто может заниматься заверением

Если к подобному действию прибегает частный гражданин, то подтвердить подлинность его ксерокопий сможет только нотариус. Это платная услуга. К его помощи может прибегнуть и директор организации. Но в большинстве случаев он заверяет документацию самостоятельно или при помощи штатных сотрудников. В законодательстве четко обозначено, кто может заверять копии документов в организации. Засвидетельствовать верность бумаг способен главный бухгалтер, юрист, кадровик либо индивидуальный предприниматель. Каждый из них должен руководствоваться действующим регламентом при проведении такой процедуры.

Надпись и печать

Эти элементы в обязательном порядке должны присутствовать на отксерокопированной версии выписок. Однако они могут быть в разных формах. По Госстандарту в качестве печати применяется специальная рамка, в которой содержится одно слово «Верно» либо сочетание «Копия верна». Если подтверждаются многостраничные документы, то на обратной стороне последнего пишется фраза «Копия верна, прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Ряд требований предъявляется к оформлению пакета бумаг.

Заверение и прошивка документов

Когда копируется несколько листов, их следует пронумеровать и соединить по действующим стандартам. Главное условие – надежность прикрепления, без возможности отсоединить элементы друг от друга. Для этого используется капроновая нитка с иголкой. Слева ставится три прокола (для документации повышенной важности используется четыре прокола). Их можно сделать дыроколом либо толстой иглой. Отверстия должны быть на расстоянии не больше 2 сантиметров от края. Когда все копии соединены, завязывается узелок. На него приклеивается прямоугольный листок белого цвета, где прописываются инициалы и виза заверителя. Факультативно ставится печать, если она есть у фирмы. На последнем листке указывается заверяющая фраза о подлинности копий. Сшить документы и заверить может руководство компании, сотрудник нотариальной конторы или предприниматель. В последнем случае заверка будет иной.

Заверение документов ИП при отсутствии печати

В Федеральном законе номер 129 нет пункта о том, что печать – непременный атрибут, доказывающий подлинности ксерокопий. Ее допустимо не ставить, если у предпринимателя нет такого штампа и он организовал деятельность, направленную на предоставление каких-либо услуг. В этом случае достаточно сопроводить бумаги личным визированием. Для скопированных документов он использует типовой образец штампа «Копия верна» и подписывает их. Однако в ряде случаев дубликаты должны будут пройти нотариальную проверку.

Когда необходимо нотариальное заверение

К данной услуге прибегают как физические, так и юридические лица. Гражданам понадобится нотариально подтвердить свои ксерокопии при вступлении в права наследства, приеме на работу, проведении сделок с недвижимым имуществом, оформлении соцпособий и кредитов. Организациям потребуется посетить нотариуса, чтобы доказать подлинность копий корпоративных указов, заявлений, выписок из протоколов собраний учредителей АО, поручений, лицензий, доверенностей. Нотариальная сверка также нужна, когда повторно заключаются свидетельства о госрегистрации гражданских актов и недвижимости. В каждом случае предъявляются разные требования к копиям документов.

Правила заверения выписок и переводов

Если изготовить версию всего документа нельзя (из-за конфиденциальности или большого объема), то копируется его часть. При ее оформлении воспроизводятся все реквизиты оригинального бланка, добавляется фраза «Выписка из …». На ней проставляется регистрационный номер и дата создания подлинной версии. Под текстовой частью ставится печать фирмы, указывается должность и фамилия подписанта (свою визу он в таких экземплярах не оставляет).

Когда требуется засвидетельствовать перевод, приглашается дипломированный переводчик с подтвержденным стажем. Он сначала устно трансформирует текст на русский язык. При отсутствии разночтений нотариус заверяет переведенный экземпляр. Особенность подготовки переводных копий в том, что любая документация на иностранном языке должна быть легализована в Министерстве иностранных дел. Без этого нотариус не возьмется на работу.

Люди запрашивают бумаги, воспроизводящие оригинал документов, по разным поводам. Во всех случаях оформляются они по единому образцу. На последней странице должен обязательно ставится специальный оттиск, в котором прописано, что ксерокопия верна. Помимо этого, указывается дата ее подготовки и человек, который занимался оформлением. Для легальной заверки документации достаточно обратиться к нотариусу, который проверит предоставленные сведения и придаст копии юридическую силу.